Reunião de início de projeto

Critérios de entrada:
• Pasta do cliente criada
• Questionário de reunião de inicio de projeto preenchido
• Definição do formulário a ser utilizado
• Agendamento da reunião de início de projeto

APRESENTAÇÕES

A reunião de início de projeto será o nosso primeiro contato com o cliente após ele se tornar um, portanto ela possui uma importância significativa..

Inicie sua reunião se apresentando aos convidados, apresente o fluxo simplificado da implantação e não esqueça de deixar claro para o cliente que a responsabilidade do sucesso da implantação também depende dele.
Abaixo você encontra a apresentação do fluxo simplificado de implantação:

VALIDAÇÕES

Sem compartilhar sua tela, abra o questionário do seu cliente inicie as validações e vá preenchendo com as respostas do cliente.

APRESENTAÇÃO DO FORMULÁRIO

Após realizar as validações, informe seu cliente que enviará após a reunião um formulário de requisitos técnicos que contém solicitações necessárias para a realização da instalação da plataforma e suas configurações iniciais, e que ele possui um prazo de preenchimento de 5 dias úteis.
Em seguida apresente o formulário na tela e explique brevemente os itens contidos nele para extinguir possíveis dúvidas no preenchimento.

DEFINIÇÕES DE TREINAMENTOS E RESPONSÁVEIS

Pensando na estrutura de treinamento da plataforma e demais treinamentos operacionais, é necessário solicitar ao cliente o planejamento para cada responsável.
Será necessário realizar a definição do key user do cliente e responsáveis por cada setor, estes serão os replicadores de conhecimento em casos de troca de equipe ou integração de novos funcionários.

Lembre seu cliente de que o key user terá o papel de acompanhar todos os treinamentos para que tenha o domínio completo do sistema e os responsáveis definidos serão replicadores, assim como o key user, só que especializados em seu setor.
Abaixo você encontra o documento para definições de treinamentos e responsáveis, faça uma breve explicação da fragmentação dos nossos treinamentos, como deverá ser o preenchimento do documento que será enviado posteriormente por e-mail e que ele possui um prazo de 8 dias úteis para tal.

FORMALIZAÇÃO DE FIM DA REUNIÃO COM FORMULÁRIO DE REQUISITOS

Após a finalização da reunião, caberá ao implantador enviar um e-mail ao cliente formalizando as informações repassadas juntamente dos documentos e solicitação de requisitos.

Na pasta de seu cliente você encontrará os arquivos “Definições de Treinamentos e Responsáveis”, edite-os retirando os módulos que seu cliente não utilizará, transforme em PDF apenas o que consta como exemplo.

Anexe ao e-mail os arquivos já editados: “Definições de Treinamentos e Responsáveis [EXEMPLO]”, “Definições de Treinamentos e Responsáveis [CLIENTE]”
Junto dos exemplos: “Exemplo politica de privacidade”, “Exemplo e-ticket”.
Inclua também o link do formulário a ser preenchido.

Olá, [Nome]!

Nossa reunião de início de projeto foi um sucesso! Obrigada por toda colaboração.
E conforme informado, segue abaixo o link do formulário para preenchimento:

Informações técnicas para a instalação da plataforma [incluir no texto link do formulário a ser preenchido]

Para que seja completo o preenchimento do formulário está anexado a este e-mail um exemplo de e-ticket e de política de privacidade, basta editar com suas informações e anexar ao formulário.
Aproveito para reforçar a informação de que a política de privacidade se trata apenas de um exemplo, é necessário que exista a criação da sua própria política e é importante também que ela seja validada pelo seu jurídico, pois possui validade legal.

Fique atento ao prazo de preenchimento do formulário! Ele se encerra no dia [XX/XX].

Após o recebimento dos dados solicitados, realizaremos a instalação da plataforma com todas as suas dependências e posteriormente faremos alguns testes para nos certificarmos que o processo está correto.

Anexado ao e-mail também temos um documento de exemplo para preenchimento das definições de treinamentos e o documento aberto para que vocês editem de acordo com a estrutura de vocês.
O prazo para retorno desse documento preenchido se encerra no dia [XX/XX].

Com esses passos realizados entrarei em contato para agendarmos os treinamentos. 😊

Qualquer dúvida eu estou à disposição de vocês,
Abraços e até breve!

Critérios de saída:
• Validações do questionário realizadas e preenchidas
• Informações repassadas ao cliente
• Formalização de finalização da reunião
• Envio dos formulários técnicos
• Envio do documento de Definição de treinamentos e responsáveis